Card File pada MYOB

Adakalanya perusahaan harus berinteraksi dengan orang, karyawan, arau perusahaan lain. Dengan MYOB anda juga mampu memasukan dan melihat daftar perinciaan orangorang atau perusahaan yang pernah berhubungan dengan bisnis perusahaan anda. 

MYOB Premier mampu memasukan daftar nama pelanggan dan pemasok jika perusahaan bergerak dibidang perdagangan jasa ataupun barang. Hal ini untuk melihat sejauh mana hubungan kinerja perusahaan dengan relasi.

MYOB Premier dalam modul card file pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

•        Contact Log berfungsi untuk membuka jendela view contact log, dimana perusahaan dapat melihat daftar ringkasan dari seluruh kontak yang pernah dilakukan perusahaan.

•        Cards List berfungsi untuk membuka jendela view card file, dimana perusahaan dapat membuat daftar nama orang atau perusahaan yang berhubungan dengan bisnis perusahaan. Dala jendela ini, perusahaan dapat melihat perician file kartu yang pernah dibuat perusahaan.

•        Print Mailing Labels berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat menetapkan dan mencetak mailing labels untuk individu atau perusahaan yang terdapat pada file kartu.

Create Personalised Letters berfungsi untuk membuka jendela form selection, dimana perusahaan dapat membuat sebuah file mail merge yang berisi informasi tentang individu atau perusahaan pada file kartu.

Baca Selengkapnya »

Inventory/Persedian pada MYOB

 Persediaan merupakan bagian penting dalam suatu perusahaan. Dengan pengelolaan persediaan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat dengan mudah mengecek barang-barang persediaan yang terjual. 

Perusahaan yang mengatur manajemen persediaanya dengan baik akan mudah memperoleh informasi persediaan yang masih ada, nilai nominal suatu barang dagangan beserta penyusutannya, menetapkan harga beli dan harga jual barang dagangan, menyediakan atau merakit barang dagangan menjadi suatu kesatuan beserta harga yang telah ditetapkan. 

MYOB Premier dalam modul inventory pada command center dibagi menjadi beberapa bagian yaitu :

•        Set Item Prices berfungsi unruk mengubah harga jual yang berlaku.

•        Transfer Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk menyimpan perpindahan barang dari bahan baku mentah ke barang jadi. 

•        Items Register berfungsi mengijinkan perusahaan untuk melihat secara umum perubahan persediaan yang terjadi di perusahaan. Perusahaan dapat menelusuri semua transaksi persediaan barang, termasuk penyesuaian jurnal persediaan dan perpindahannya. Dari jurnal ini perusahaan dapat mengedit, menambah, atau menghapus masukan barang yang diperlukan.

•        Item List merupakan daftar singkat barang yang dibeli dan dijual perusahaan.

•        Adjust Inventory digunakan perusahaan untuk mengatur jumlah dan nilai dari item persediaan.

•        Transaction Journal merupakan transaksi jurnal dari modul persediaan yang terdiri atas catatan semua transaksi yang terjadi hingga penyesuaian persediaan, perpindahan persediaan, dan perakitan persediaan.

•        Count Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk memasukan persediaan yang tersedia saat ini.

•        Auto Build Inventory berfungsi mengijinkan perusahaan untuk mengkombinasikan atau merakit sejumlah item persediaan untuk membentuk item persediaan baru.  Auto Build Inventory akan otomatis menyesuaikan dari sub item menjadi kombinasi harganya menjadi sebuah item persediaan baru. 

Baca Selengkapnya »

Time Billing pada MYOB

 Time billing berguna untuk mencatat transaksi jasa yang memerlukan aktivitas dan perhitungan tarif tertentu. 

•        Activities List. Suatu daftar jasa/service yang akan dijual pada customer atau akan dipakai oleh perusahaan sendiri dengan  system perhitungan pembayaran per jam atau per satuan tertentu.

•        Enter Activity Slip. Anda dapat memberikan tagihan pada customer secara manual melalui modul Sales dengan pilihan layout Time Billing. Selain dengan cara manual tersebut anda juga dapat melakukan proses pembuatan Activity Slip, lalu mengumpulkannya menjadi Prepare Time Billing Invoice secara bersama-sama atau sendiri-sendiri.

•        Prepare Time Billing Invoice. Digunakan untuk proses pengambilan data dari Activity Slip, dipilih beberapa slip yang sudah selesai dikerjakan dan siap untuk dikirim tagihan (invoice).

•        Activity Log. Form kumpulan dari Activity Slip yang menunjukkan suatu Activity Slip yang telah dilakukan dengan tampilan per Diary View atau Detail View. 

Baca Selengkapnya »

Banking atau Transaksi Bank Pada MYOB

MYOB menyediakan fasilitas transaksi yang berhubungan dengan bidang perbankan, baik untuk keperluan pembayaran, penerimaan, maupun manajemen keuangan lainnya. 

•        Spend Money. Spend Money diartikan sebagai transaksi yang bersifat mengeluarkan uang untuk keperluan usaha. Transaksi yang dicatat dalam menu ini seperti membeli perlengkapan (ATK), membayar biaya, mengeluarkan cek dari bank untuk keperluan intern maupun ekstern. Bisa disimpulkan Spend Money adalah pengeluaran uang selain untuk membayar hutang dagang. Jika untuk membayar hutang dagang maka akan dicatat di menu Purcahse-Pay Bills.

•        Print Cheque. Anda dapat membuat voucher pengeluaran dengan menu ini, atau dapat mencetak secara langsung dari komputer.

•        Receive Money. Receive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Menu ini digunakan untuk mencatat jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari customer, seperti penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank, pengembalian pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva selain inventory dan lainnya.

•        Prepare Bank Deposit. Menu ini adalah proses pencairan cek dan giro yang diterima dari customer atau card yang lainnya.

•        Bank Register. Bank Register hampir sama dengan General Ledger. Perbedaan yang ditampilkan hanyalah account list dengan type Detail Cheque Account. Di dalam bank register Anda dapat melihat mutasi setiap bank sekaligus Anda juga langsung dapat memasukkan transaksi lewat menu tersebut.

Jika selama ini dibahas adalah selalu memasukkan transaksi dari modul masing-masing, hal itu dapat dilakukan lewat satu menu yaitu Bank Register ini. Anda dapat langsung melakukan proses Spend Money, Receive Money, Enter Sales, Receive Payment, Enter Purchase dan Pay Bill.

•        Reconcile Account. Reconcile Account berfungsi seperti kita melakukan rekonsiliasi bank secara manual.

Report Banking. Segala transaksi yang Anda catat dari menu banking ini dapat dilihat pada laporan Banking. 

Baca Selengkapnya »

Pengertian Sales pada MYOB

 Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai, atau pada piutang usaha jika penjualn dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, anda dapat menggunakan modul sales pada MYOB Premier. Semua aktivitas penjualan yang dicatat dalam modul sales secara otomatis akan masuk dalam daftar jurnal transaksi

Semua yang ada di menu Purchases terdapat pula di menu Sales. Pada prinsipnya cara pengisian Sales sama dengan pengisian Purchase yaitu mulai terjadinya Quote Sales, Order Sales, Enter Sales, Receive Payment sampai dengan Transaction Journal. Yang berbeda adalah berada pada posisi yang berlawanan. Berikut ini adalah tampilan dari modul sales:

Baca Selengkapnya »

Purchase pada MYOB

Purchase digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatatat retur pembelian. Dengan memamfaatkan modul purcahse perusahaan dapat memasukkan pembelian, mencatat pembelian berulang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang dagangan yang telah dipesan, memriksa barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan, melakukan pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok dan mengelola uatng usaha secara terperinci dan akurat. Berikut ini adalah tampilan dari modul purchase:

Pada Gambar di atas memperlihatkan bahwa Purchase memiliki beberapa aktivitas,

yaitu: 

a.          Enter Purchase

Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasannya. Bagian pembelian sebelum melakukan order kepada supplier harus membuatkan order pembelian ke atasannya.permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa pertimbangan yang diambil oleh atasannya. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja.

Perbedaan yang mencolok adalah warna formnya.

Quote

Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Dalam Quote ini tidak ada jurnal akuntansinya.

Adapun cara pengisian quote adalah sebagai berikut:

Received	:	Qty barang yang akan dipesan.
Item Number	:	masukkan kode barang yang akan dibeli.
Description	:	secara otomatis langsung diisikan nama item yang bersangkutan.
Price	:	ketikkan harga pesanan (jika ada).
Disc %	:	ketikkan diskon yang mungkin didapat (jika ada).
Total	:	otomatis dihitung dari (Received x Price – Disc %).
Job	:	isikan Job jika berhubungan dengan Job (proyek) tertentu.
Tax	:	Pilih/isikan kode pajak (jika item tersebut kena pajak

pembelian).

Order

Enter order ada 2 kemungkinan terjadinya:

1.             Order yang dilakukan tanpa membuat Quote sebelumnya.

2.             Order yang dilakukan sudah dibuatkan Quote sebelumnya.

Bill

Enter Bills adalah kegiatan memasukkan tagihan yang diterima dari supplier ke hutang perusahaan. Ada 3 kemungkinan munculnya Bill dari supplier tersebut:

1.             Bill (Direct Purchases)

2.             Change from Quote to Bill

3.             Change from Orders to Bill

b.             Purchase Register

Purchase register digunakan untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya. Purchase register terdiri dari: quotes, orders, open bills, returns & debits, closed bills, recurring templates.

c.              Purchase Return and Debit

MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian retur pembelian. Cara pengisiannya sama dengan pengisian Purchase biasa, hanya untuk kolom Received diisi dalam angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 tahap, yaitu:

1.              Mengurangkan invoice (Qty minus) di dalam form BILL.

2.              Membebankan invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase) atau membebankan invoice yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai.

d.             Recurring

Adakalanya perusahaan selalu membeli jenis barang yang sama dengan Qty yang sama di tempat vendor yang sama pula. Kejadian itu bisa terjadi berkali-kali dalam waktu yang relatif sama. MYOB hampir menyediakan fasilitas Recurring ini di semua transaksi seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan dan lainnya.

Contoh: Perusahaan dalam kegiatan sehari-hari menggunakan jasa penyewaan truk untuk mengangkut barang-barang yang dijual dan dibelinya. Kendaraan tersebut disewa dengan sistem pembayaran sebesar Rp 1000.000 setiap minggunya.

e.              Report-Purchase

Anda dapat melihat laporan-laporan yang berhubungan dengan aktivitas pembelian selama periode yang Anda inginkan dengan membukanya dari menu Report-Purchase.

Baca Selengkapnya »

Pengertian Item List Pada MYOB

Item list adalah kumpulan beberapa item yang nantinya akan diisikan pada saat membuat faktur baik di Sales maupun di Purchases. Anda dapat membuat Item List dari menu:

•     Menu Command Centre – Inventory – Item List, atau

•     Menu utama – List – Items

Ada beberapa kategori (pengelompokkan) item yang ada di dalam MYOB, diantaranya:

1.        Item tersebut merupakan bagian dari Barang Dagang. Saat membuat item ini Anda harus mengaktifkan icon I Buy, I Sell dan I Inventory. Ciri item ini: a. Mempunyai harga pokok (cost) per unit

b.        Melekat pada account inventory

c.         Mempunyai satuan Qty (kuantitas)

2.        Item tersebut merupakan bagian dari Service (jasa) yang ditawarkan (dijual) pada customer. Item ini hanya dapat dijual saja dan tidak dapat dibeli. Saat membuat item ini Anda hanya mengaktifkan ikon I Sell This Item saja.

3.        Item tersebut merupakan bagian dari Perlengkapan/Beban Usaha. Jika item ini dibeli akan dimasukkan sebagai perlengkapan atau beban (expense) dan jika dijual biasanya dimasukkan ke kelompok Income atau Other Income. Aktifkan I Buy dan I Sell This Item saat membuat item jenis ini.

Berikut ini akan dijelaskan prosedur pengisian item list yang ada di dalam MYOB,

yaitu:

Persediaan Barang Dagang

Item Number	:	Isikan kode barang (maksimal 30 karakter)
Name	:	Isikan nama barang (maksimal 30 karakter)
Qty On Hand	:	Menunjukkan stock (qty) sampai dengan sekarang.
Current Value	:	Menunjukkan nilai uang dari Qty yang ada sampai sekarang.
Average Cost	:	Harga rata-rata per unit (Current value/Qty On Hand)
Inactive Item	:	Jika diaktifkan maka tidak dapat digunakan untuk transaksi.
Copy From	:	Menyalin (menyamakan) beberapa default atas item tersebut

dengan item yang lain.

Aktifkan ketiga field I Buy, I Sell dan I Inventory lalu isikan beberapa linked account yang berhubungan dengan item tersebut. Setelah mengisikan form Profile, lalu geser ke tab form berikutnya untuk mengisikan informasi tentang pembelian (Buying Details) dan penjualan (Selling Details).

Last Purchase Price	:	Harga beli terakhir (otomatis diisi)
Buying Units of Measure	:	Satuan pembelian dalam ukuran terkecil (pcs)
Number of Item per Buying Unit	:	Ukuran satuan terkecil ke ukuran Qty Item.
Tax Code When Bought	:	Kode pajak saat dibeli barang tersebut.
Minimum         Level    for Restocking Alert	:	Minimum Qty yang ada di gudang untuk informasi peringatan saat barangnya sudah

mencapai sama/di bawah limit.

Primary Supplier to Reorder   :	Supplier pertama yang sering diminta order barang.
Supplier Item Number             :	Nomor (kode) barang dari supplier.
Default Reorder Quantity        :	Default setiap order pembelian berapa Qty-  nya.
Base Selling Price                    :	Isikan dasar perhitungan harga jual pada setiap customer.
Selling Unit of Measure           :	Isikan satuan terkecil dalam Qty penjualan.
Number of Item per Buying : Unit	Isikan satuan unit untuk menghitung Qty-nya
Tax Code When Sold   :	Pilih jenis kode pajak saat dijual.
Inclusive/Exclusive                   :	Pilih harga yang ditetapkan di Base Selling Price di atas apakah sudah termasuk pajak (Inclusive) atau belum termasuk pajak (exclusive).
Calculate Sales Tax On            :	Pilih apakah PPN dihitung dari harga Base Selling Price atau dari Actual Selling Price (yang sebenarnya kita isi di dalam faktur invoice.
History            :	Otomotis diisikan oleh MYOB berdasarkan

rekap transaksi untuk mengetahui perbandingan setiap periodenya. 

Baca Selengkapnya »

Tax Codes pada MYOB

Ada 2 istilah yang berlaku umum di Indonesia, yaitu pajak nasukan dan pajak keluaran.

1.              Pajak Masukan. Pajak yang harus dibayar oleh pembeli. Jika pembeli tersebut akan menjual lagi, maka pajak yang telah dibayar dapat dikreditkan ke Pajak Keluarannya.

2.              Pajak Keluaran. Pajak yang harus dipungut oleh penjual dan nantinya harus disetorkan ke kas negara.

MYOB memberikan fasilitas perhitungan pajak secara otomatis untuk menghitung Pajak Masukan dan Keluaran atas faktur pembelian maupun penjualan. Sistem perhitungan pajak dibagi menjadi 2 yaitu:

R Tax Inclusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sudah termasuk pajak dan sudah dipotong diskon (jika ada).

£ Tax Exlusive : Jumlah yang diisikan di dalam unit price adalah harga sebelum dikenai pajak dan belum dipotong diskon.

Berikut ini akan dijelaskan prosedur untuk membuat kode pajak dan menghapus kode pajak.

Ø  Membuat Kode Pajak  

§    Klik menu list, tax code

§    Klik tombol new

§    Kemudian isi kode pajak PPn  pada kolom isian tax code

§    Kmudian tab, isi pajak pertambahan nilai pada description

§    Lalu pilih tipe pajak good & service tax dengan mengklik tombol pull down pada  tax type

§    Pada kolom isian Linked Account for Tax Collected klik tombol drop down pilih 2-2100 (Pajak Keluaran) pada kotak dialog select from list klik tombol use account dan 2-2200 (Pajak Masukan) pada kolom isian Linked Account for Tax Paid.

§    Pada linked card for Tax Authority masukan nomor pajak yang tercatat dalam kartu file pemasok atau dapat pula dikosongkan § Klik ok, close

Ø  Menghapus Kode pajak :

§    Sorot kode pajak yang akan dihapus.

§    Klik menu Edit (menu utama), lalu klik Delete Tax Code.

§    Hapus semua kode pajak kecuali 2 jenis yang tidak dapat dihapus yaitu kode GST dan N-T.

§    Setelah itu untuk membuat kode pajak lagi yang Anda inginkan dengan menekan tombol New, atau mengganti kode pajaknya (Edit). 

Baca Selengkapnya »

Pengertian Card FIle dan Card List pada MYOB

Card File

Card File di dalam MYOB merupakan kumpulan data Customer, Supplier, Employee dan Personal. Di antara 7 modul Command Centre hanya modul Card File yang tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. 

Card List

 Terdiri dari 4 kelompok (Customer, Supplier, Employee dan Personal). Ada 2 kelompok yang mempunyai saldo (balance) yaitu kelompok supplier (Hutang Dagang) dan Customer (Piutang Dagang).

New – Card List – Customer

Card ini digunakan untuk mencatat data nama dan alamat customer (Pelanggan). Ada 2 jenis Tipe Customer, yaitu; sebagai Individual atau Company. Berikut field-field yang perlu diisikan di form Customer:

Profile

Card Type	:	Pilih tipe card (customer)
Designation	:	Pilih tanda customer sebagai idividual atau company
Inactive Card	:	Aktifkan jika untuk sementara tidak dipakai.
Name	:	Ketikkan nama customer (lengkap)
Code ID Card Details	:	Pilih lokasi alamat customer.  Address 1 = default sebagai Bill to (alamat penagihan faktur) Address2 = default sebagai Ship to (alamat pengiriman barang) Address 3-5 = merupakan alamat alternatif lainnya.
Area	:	Jika anda klik ganda field tersebut akan ditampilkan form yang menanyakan letak file (folder) dan file name yang berbentuk gambar (*BMP) yang merupakan Area (Map) lokasi customer berada.
Notes	:	Anda dapat mengisikan keterangan tentang gambar areanya.
Identifiers…	:	Anda dapat mengelompokkan customer tersebut akan dikelompokkan dalam daftar abjad mana (identitas).
Custom List #1	:	MYOB memberikan fasilitas pembuatan field kosong untuk masing-masing card sebanyak 3 field name.
Custom List #2 Selling Details	:	Disetiap field name yang dipilih Anda dapat isikan isi dari field tersebut.
Sale Layout		: Pilih salah satu dari 6 default tipe sales
Income Account		: Pilih salah satu account tipe revenue.
Salesperson		: Pilih salesperson Anda yang menangani customer ini.
Sale Comment		: Pilih comment yang dibubuhkan di footer invoice.
Shipping Method		: Pilih jenis/metode pengiriman barang ke customer ini.

Customer BillingRate : Jika melakukan time billing isikan tarif bill per satuan.

Credit limit      : Isikan plafon (batasan atas) kredit yang mungkin

dapat diberikan.

Available Credit          : Batasan kredit yang masih dapat digunakan.

Currently past due       : Disikan sebesar piutang yang telah lewat jatuh tempo.

Tax Code         : Isikan default Tax Code pada saat membuat sales.

Freight Tax Code        : Isikan default untuk freight di sales.

Use Customer Tax Code         : Aktifkan       jika      customer          tersebut           kena

pajak/sebaliknya.

Customer Term Information:

Payment is due                                            : Jatuh tempo pembayaran dihitung setelah transaksi.

Discount date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari dari transaksi penjualan.

Balance due date : Tanggal jatuh tempo dihitung sekian hari setelah  payment is due

% Discount for Early Payment : % discount diberikan jika membayar sebelum  discount date

% Monthly Charge for late payment   : % denda jika terlambat bayar

% volume discount      : % volume discount yang diberikan.

                         

Payment Details

Bagian ini merupakan pilihan cara pembayaran yang sering digunakan oleh customer dalam membayar hutang-hutangnya. Ada beberapa pilihan yang telah disediakan seperti Cash, Master Card, Visa Card dan lainnya serta Anda masih dapat membuat cara pembayaran sendiri sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.

Jika pilihan Anda adalah selain Cash, akan ditanyakan informasi tentang Card (kartu) Customer seperti nomor kartu, nama yang tertera di kartu dan tanggal kadaluwarsa atas kartu tersebut.

Jobs

Akan menampilkan daftar Job yang berhubungan dengan customer tersebut. Hanya akan tampil jika customer tersebut dihubungkan (linked) dengan salah satu Job List yang ada.

Yang ditampilkan dalam form ini adalah saldo suatu Job yang berhubungan dengan customer ini.

History

Bagian ini akan menampilkan daftar perubahan saldo rata-rata customer yang bersangkutan pada suatu bulan (yang lalu dan sekarang). Selain itu juga diberikan informasi tentang penjualan terakhir, pembayaran terakhir, rata-rata perputaran piutang dan invoice tertinggi serta saldo piutang tertinggi yang pernah ada. 

Baca Selengkapnya »